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“小”信箱发挥“大”作用—校务信箱搭起沟通的桥梁-齐齐哈尔大学

发布时间:2019-10-17 15:36:57  

齐齐哈尔大学校务信箱:http://webmail.qqhru.edu.cn (校园网内使用)

2009年9月1日,我校的校务信箱正式上线开通,三个月过去了,校务信箱的运行情况如何?师生是否满意?带着这些问题,记者参加了近日举行的“校务信箱”运行情况座谈会。

12月4日上午,我校在机关楼会议室召开了“校务信箱”运行情况座谈会。来自全校的师生代表、相关部门领导、信箱管理员等30多人参加了座谈会,校党委书记邓福庆参加会议并进行了总结发言。

校长办公室主任尹鸥首先介绍了校务信箱开通以后的情况。校务信箱自开通以后,很快就受到了广大师生的关注,截至12月4日,信箱中收到的信件达到755封,页面访问人次达到7万6千多次。从信件的内容来看,咨询类的信件比较多,其次是建议和报修类的信件,还有一部分批评投诉以及表扬的信件。从校务信箱的初步运行情况来看,它已经成为全校师生员工参与学校管理的一个重要渠道。

学生对校务信箱的作用赞誉有加。从发信人的身份来看,目前校务信箱90%左右的使用者是在校学生,所提出的问题也都是与学生的学习和生活息息相关。参加座谈会的学生表示,班级大约有一半学生都已经知道有校务信箱了,并且有的同学还给信箱写过信,信件一般都能很快得到答复和处理。有个同学早上发现寝室的灯坏了,就用寝室的电脑试着给信箱写了封信,想看看效果如何,中午放学回来,发现寝室的灯已经修好了,此事让全寝室的同学都很兴奋,大家说,看来这个信箱还真管用!高兴之余,马上又发了一封表扬信。

为什么校务信箱能够高效率地运作?记者从党办校办主任尹鸥处了解到,校长办公室是校务信箱的主办单位,收集民情民意,做好沟通工作是办公室的一项重要职责。为此,办公室安排了专人负责每天审核分发信件,对于重要的信件先打印出来呈交给相关的主管校领导批示后再分发下去处理,对于没有及时答复的信件,办公室的工作人员则通过电话提醒和督促相关单位尽快处理和答复。尹鸥介绍说,信箱能够有效运行,还有一个重要的原因就是校领导对信箱的重视。校党委书记邓福庆和校长马立群百忙之中几乎每天都会抽空浏览一下信箱里面的信件和答复情况,其他校领导也会随时关注信箱里面的内容。虽然从信箱的页面上没有看到校领导的参与,但是很多问题,特别是难题,都是在校领导的直接参与和协调下得到解决的。

对于校务信箱今后如何改进,如何发挥更大作用,与会者也纷纷提出了自己的看法。新闻中心主任孟宪国首先发言,他总结了校务信箱运行过程中存在的几大问题,一是目前信箱的作用发挥还不够,信件的主要内容集中在学生方面。学生参与多,教师参与少,生活方面的问题多,有关学校发展的建议少;二是大家对信箱的认识程度不一致,有的人认为开通校务信箱是好事,也有的人认为意义不大。从新闻中心发布的网络问卷调查结果来看,约有63%的人认为开设校务信箱很好、很有必要,7%的人认为有没有都一样,另有7%的人认为还不如没有,有21%的人对答复不很满意,还有4%的人表示很不满意;三是写信者的写信水平和答复者的回复水平都有待提高。有相当一部分学生的信件错别字连篇,甚至连标点符号都没有,阅读起来十分吃力,有的部门在回复时不够热情,特别是在答复重复提问和言词苛刻甚至过激的信件时耐心不足。

与会的学生也提出了自己的建议。郭影影是来自化工学院的一名同学,她在参会前还在同学中做了一个小调查。她建议学校加强对校务信箱的宣传,制作一些宣传板放在校园的醒目之处,对于提出积极建议的学生进行适当的奖励等等。轻纺学院的学生罗荣波则建议扩大IP范围,以方便更多的人使用信箱,对于信件的处理情况有关部门应该进行适当的跟踪调查。

邓福庆书记最后做了总结发言。他从三个方面提出了自己的看法。

一、充分认识设立校务信箱的意义。校务信箱搭建了一个很好的沟通平台,各部门的领导要充分认识到这个信箱的意义。很多学校开设的是校长信箱,我们开设的是校务信箱,虽然只是一字之差,但我校的信箱参与的部门更多,面对的范围更广。①这是了解民情民意的渠道,各级领导可以倾听民声,关注民意,群众一些不好说的,不便说的意见都可以通过这个渠道来反映;②这是监督学校教育、管理和服务的一种手段,要坚持首问负责制,要进行深度反馈,工作进展如何要跟踪,要认真听取的学生的呼声;③这是学校办学宗旨的一个体现,学校办学就是要以学生为本,要树立学生是主体的思想,树立服务的思想,避免那些官本位的做法;④这是建设和谐校园的重要组成部分,要体现出大学文化中的和谐、友爱,要从更高的角度来看待和对待校务信箱。

二、正确对待师生的意见和建议。①要增强责任意识,本着对学生负责,对老师负责,对齐大发展负责的态度做好信件的答复工作。学生和老师的言词即使过激一点也不要紧,只要符合事实都应该认真对待;②要树立服务意识,应该多走下去,深入到师生当中,减少那种高高在上发号施令的做法,答复师生的信件要热情,要全面,不要吝啬多输入几行字;③要增强沟通意识,正面的沟通和协调很重要,应该建立信息的定期通报和发布制度,多沟通有利于消除误解、消除隔阂。

三、逐渐完善校务信箱这个平台,挖掘它的功能,发挥更大作用。要让信箱中有内涵的信件逐渐多起来,全校师生应该在充分信任学校的基础上,广泛地参与,积极建言献策,关心学校,关注学校发展。学校经过多方努力和准备,将于近期把校园网延伸到各家属区,教职工在家中即可登录学校的网站处理各种事务;学校还将于近期建立校园内部网,届时一些大家关心的热点问题、共性问题都可以在校园内部网上进行公开答复和说明。

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